Me gusta organizarme.
Hay personas a las que se les hace un mundo y no se aclaran, lidiando con pitotes que no acaban nunca y sobreviviendo día a día, con muchas horas con el culo pegado a la silla.
Es frecuente, y no pasa nada.
Pero a mí me gusta ordenar, optimizar y probar cosas.
Y se me da bien, aunque pase mis horitas con el culo en la silla.
Si a ti no se te da tan bien y quieres gestionarte mejor este año, hoy te dejo recursos, herramientas y truquitos que uso en el día a día para alinear mi negocio conmigo y con mi estilo de vida.
P. D.: al final encontrarás una de las novedades que más REALIDAD emprendedora llevan dentro, con una compañía de las buenas buenas.
Por qué organizarte el trabajo es facilitarte la vida
Más allá del nivel de friki de la eficiencia que tengas tú, no es necesario ser una lumbrera para comprender algo.
Si ubicas cada recurso en su sitio, das lugar a tu energía creativa y diseñas flujos de trabajo que te ahorren dolores de cabeza —sabiendo cómo funcionas tú— es muy probable que :
- El tiempo te cunda más.
- Disfrutes de tu jornada laboral.
- El caos mental desaparezca. O aparezca solo cuando se le necesita.
En mi caso, cuando siento que mi energía vital drena, no tardo en revisar rutinas y rediseñar según lo que el cuerpo me pide.
Para ello necesito herramientas flexibles, agradables y sencillas.
Aprender a organizarte el trabajo es saber facilitarte la vida.
Y facilitarte la vida es quererte un poquito bien, sobre todo si trabajas por tu cuenta.
Estas son las que yo utilizo.
#1 La nube: volar rápido, avanzar mejor
Antes de entrar al equipo donde estuve mi primer año como copy utilizaba Word como procesador de textos.
Ya sabes: una hoja en blanco en tu ordenador, sobre la que escribes y le das a «guardar», y luego envías por correo electrónico a quien quieras.
Como las cartas de correos, vaya. Y era suficiente.
Sin embargo, cuando descubrí la agilidad de aquello que imitaba mejoraba a Dropbox, y que no tenía que guardar mil versiones ni generar varios documentos para quedarme con la versión definitiva, la nube me ganó.
Google Docs descartó a MS Word en un santiamén.
Y no solo para escribir textos.
Primero fue Docs… y luego vino Sheets
Los cuadros de Excel siempre han sido grandes aliados para calcular, analizar datos y tomar decisiones.
En la constructora peruana donde trabajé descubrí el poder de las tablas dinámicas y de las fórmulas de Excel en el departamento de finanzas y administración.
Organizaban mucha información y me permitían manejar datos contables, de pagos y de facturación en un periquete.
Y esto es genial para llevar las cuentas.
Por eso, cuando descubrí Google Sheets —el Excel de Google Drive, pero sin tablas dinámicas—, prácticamente dejé de usar MS Office.
Y me facilité la vida, porque yo, un desastrillo con los aspectos técnicos, me quitaba de encima lo de tener que guardar para no perder cambios.
Por otra parte, para trabajar textos de copy con clientes Google Docs es lo mejor que he encontrado.
Las tablas, los estilos y la claridad para indicar jerarquías de contenido son básicos, pero no lo único.
Piensa en gozadas como los comentarios, los permisos de edición y compartición, y la posibilidad de restaurar versiones antiguas, además de otro porrón de funciones que seguramente Esther Morote te sepa explicar mejor que yo.
🍅 El aporte de la nube: AGILIDAD.
Paso al siguiente.
#2 Calendar: tenerlo todo a la vista en tiempo real
El primer día de cole de pequeña me hacía ilusión que nos dieran el horario de la semana.
No me preguntes por qué, pero sentía que DE VERDAD empezaba el curso.
Y a mí eso de empezar algo me resulta ADICTIVO.
Así que, cuando vi que con Google Calendar podía diseñar mi propio horario*,* la herramienta se vino a vivir conmigo.
¿Cómo usarlo?
Si creas varios calendarios (por temáticas, por ejemplo), y configuras eventos que se repitan a lo largo del tiempo, sabes que con ese tiempo ya no cuentas.
Esto es lo que se llama bloquear tu tiempo.
Y ojo.
No sigo un time blocking a rajatabla porque no me funciona, pero de un vistazo puedo saber qué huecos tengo, y crearme rutinas adaptadas a mí con varios calendarios.
Ejemplos de mis calendarios:
- Copywriting (el del trabajo).
- Bienestar y vida (ballet, piscina, rutina matinal, vida personal y disfrute).
- Viajes y rutas (dicho queda… este me hace una ilusión especial cuando lo veo aparecer).
- Ciclo (fases del ciclo menstrual).
- Fases de la luna.
La gracia es que puedes configurar una barrita roja, que va pasando por encima de los bloques de horas y tintando de blanco el tiempo que ya ha pasado.
🍅 El aporte de Calendar: ESTRUCTURA.
Y, para romper esta estructura —que a todo hay que darle espacio—, veamos la tercera herramienta.
#3 Agenda física: placer, creatividad y utilidad
Después de un par de años tirando solo de soportes digitales, estaba hasta el moño, y me salía lo digital por las orejas.
Necesitaba escribir a mano y tener una libreta (o varias, como ahora verás) a mano.
Así que un día de 2020 me planté en una papelería de barrio… y arrasé.
La agenda física volvió a mi mesa sin buscarla, pero funcionó.
Hoy la utilizo para escribir un pequeño accountability conmigo misma al empezar la mañana, y para apuntar cosas del día que salen, además de ideas más o menos locas que se me ocurren… ya tú sabeh.
Era feíta por fuera, pero al ser tan sencilla y tener una hoja por día, me pareció una maravilla.
Escribir a mano es el puntazo que lo digital no es capaz de superar.
🍅 El aporte de la agenda física: PLACER.
Y ahora, la expresión máxima del placer de digitalizar.
#4 Notion: minimalismo digital (si quieres)
Ahora está todo quisqui hablando de Notion y usándolo hasta para hacer la compra.
Yo empecé trasteando allá en 2019, pero cuando de verdad le estoy sacando partido es ahora.
Lo único que le restaría a Notion es que la curva de aprendizaje es un poco alta —al menos si no eres muy hábil con las nuevas herramientas—.
De hecho, le pedí a mi querida Esther Morote una masterclass porque se me hacía una bola bien hermosa, y necesité paciencia.
Ahora me flipa.
Prácticamente lo tengo todo ahí, a excepción de los trabajos con clientes y las cuentas, que siguen en Docs y Sheets como te decía antes.
No quiero aburrirte con cómo funciona, pero si te lo montas bien, funciona.
Y si te interesa hay una plataforma bastante molona que te enseña a usar Notion para cualquier cosa.
¿Y a qué viene lo del minimalismo digital?
Soy una fan de la eficiencia.
Y no puedo con carpetas llenas de descargas, PDFs y documentos obsoletos.
Al verlos, me entra una neura loca, y me lo quiero quitar todo de encima.
Pero claro, ¿cómo?
¿Lo envío a la papelera de reciclaje de mi ordenador uno por uno?
Pereza máxima.
¿Los mando a ocupar datos en Drive?
Ah, no, eso no, que se me juntan con las fotos de las vacaciones del año catapún, y no tengo más almacenamiento en la cuenta gratuita, por dioh y la virgen.
En fin.
No sé muy bien qué tiene Notion, pero me quita estas neuras.
Es un funcionamiento con código que lo hace todo muy limpito, ordenado y visual.
Y lo mejor: puedes conectar documentos y enlazar información interna para no tener nada duplicado, ni tener que andar copiando y pegando cada vez que creas algo nuevo.
Eso sí: como te piques, de minimalismo nada… querrás guardarlo y organizarlo todo por lo bonito que queda. 😂
🍅 El aporte de Notion: LIMPIEZA DIGITAL
Y, hablando de limpieza, veamos los canales de comunicación con clientes.
#5 Trello: trabajo en equipo con clientes sin tirar de Whatsapp
Si hay algo que no veo claro en mi vida es hablar con mis clientes por WhatsApp para cualquier trabajo.
No es práctico (ni eficiente 😂) porque el móvil petaría con los documentos, porque ahí tengo mis contactos personales mezclados y me quitaría foco, y porque hay herramientas mejores.
Por ejemplo, Trello.
Un tablero por proyecto con tarjetas individuales para cada cliente acepta prácticamente cualquier formato (y ahorra audios a 2x).
Puedes chatear, comentar, compartir, agendar reuniones… y todo queda en un mismo sitio.
Con Trello evitas largas cadenas de emails, mensajes perdidos por la intranet y ruido en WhatsApp.
Y esto también se aplica a trabajar con colaboradores o equipo, porque puedes compartir proyectos con miembros y diferentes permisos.
🍅 El aporte de Trello: PAZ MENTAL.
Y vamos con los 5 últimos recursos, que son más sencillitos y te pueden ayudar si tienes un negocio unipersonal y quieres ahorrar tiempo sin renunciar a la calidad de lo que hagas.
#6 Factura Directa: hola a las facturas bien presentadas
Donde se ponga una factura bien clara, organizada y agradable a la vista, que se quite el cuadro de Excel con el que cualquiera de nosotros empieza (o el de Word, igual me da).
Si te suman las bases imponibles y te sacan informes automáticos de ventas, compras e impuestos por rango de fechas, mejor.
Pero oye, si, además, te reducen el proceso de facturación mensual a la tercera parte, para qué más.
He aquí mi software favorito de facturación.
Cuando concilio facturación con bancos y reviso las cuentas periódicamente, no es que Factura Directa me facilite la vida… es que me hace hasta más feliz. 😂
Así que si aún no lo haces, puedes aligerar el proceso de facturar y ver tus números de forma superintuitiva.
🍅 El aporte de Factura Directa: TIEMPO.
Cuando tengas que pasarle tus números al gestor los tendrás mucho más a mano y con un margen de error muy reducido en comparación con Excel.
#7 Citas: o cómo decir adiós a los emails infinitos para quedar con alguien
Yo no sé tú, pero a mí me cansan muchísimo las conversaciones típicas de:
—¿Quedamos para un café?
—Vale. ¿El martes a las cinco?
—No puedo, tengo X. ¿Qué tal el miércoles a las 6?
—Me pilla fatal. ¿Puedes el jueves a las 7?
—Bff, no. Tengo un compromiso. ¿Y la semana que viene?
Y así, un buen rato.
Encontrar el momento perfecto para cuadrar una reunión con alguien, ya sea un cliente o un colaborador puede ser difícil.
Paciencia tengo, pero tengo poca. Y estas situaciones me la agotan.
Así que hay dos aplicaciones de automatización de citas que te pueden ahorrar muchos emails interminables buscando hora y día para quedar.
Son Book Like a Boss y Calendly.
🍅 El aporte de tener citas automatizadas: TIEMPO.
Ahora vamos a por una de mis favoritas. ****
#8 Toggl: medir la rentabilidad de tus horas
Toggl ya es hábito.
Llevo años utilizándolo y me encanta porque cada mes saco, como ya te contaba aquí, un extracto del tiempo que trabajo, y tomo perspectiva de cómo me gestiono.
Con Toggl sé en qué tareas rindo más, cuánto me cuesta el tiempo que invierto y cómo de rentables son las horas que trabajo.
Por otra parte, saber que tengo el reloj corriendo me ayuda a concentrarme en lo que estoy haciendo, y es una forma de imprimir en un lienzo digital ese time blocking que no trato de cumplir mientras veo todo lo que SÍ he hecho.
También se lo curran y cada vez perfeccionan mejor la interfaz y la experiencia de usuario.
Digo Toggl, pero también tienes ClickUp.
🍅 El aporte de Toggl: FOCO.
Las dos últimas son la pera limonera.
#9 LastPass: solo me sé una contraseña
Esta también se la debo a Esther.
Con LastPass solo te aprendes una contraseña, la maestra. Y ella se va aprendiendo las contraseñas de todos los lugares donde inicies sesión.
Inicias sesión una vez, y LastPass guarda y archiva todas las claves y nombres de usuarios.
Así, la próxima vez que inicies sesión en LastPass, todas las demás sesiones estarán disponibles sin tener que introducir ninguna contraseña.
Esto parece una tontería, pero en el día a día mola que te cagas, y si le sumas que puedes compartir accesos con personas sin tener que compartir la contraseña o sin tener que enviarle un correíto con las claves, otro plus.
🍅 El aporte de LastPass: RAPIDEZ.
O lo que es lo mismo: tiempo, que es precioso y todos queremos más de eso.
Y ahora, LA NOVEDAD.
#10 Café sin purpurina: el podcast sobre la cara B de la vida emprendedora
Desde hace un tiempo, todos los jueves a las 11 de la mañana me tomo un café con Esther Morote.
Durante media horita aproximadamente hablamos de cosas que nos pasan a quienes tenemos un negocio, o aspiran a tenerlo sin morir por el camino.
Ya sabes: cosas REALES.
De las que cansan, agotan, escuecen e incomodan.
Tú y yo sabemos que hay mucho postureo por ahí, y que el asunto de emprender no es tan brilli brilli como muchos cuentan.
También hay cosas buenas, a ver. Si hay cara B, también hay cara A.
Pero parece que la cara B no brilla tanto, y nos gusta sacar los trapitos sucios, no solo lucir los limpios.
Entonces.
Como nos enviábamos tantos audios kilométricos entre nosotras, pensamos:
«¿y si hablamos de estas cosas más o menos mierders en un podcast, con el café que tan bien nos sienta a mitad de la mañana? A lo mejor le pasan a más gente y les ayudaría saber cómo lo gestionamos o cómo lo resolvemos nosotras».
Y así, con la tontería, nació Café sin Purpurina, la cara B de la vida emprendedora.
Como nuestra primera suscriptora comentó:
Es la parte que no vemos normalmente, tanto de emprendedores como de artesanos, el trabajo que hay detrás, la organización, preparación, café y horas sin dormir… Sólo nos quedamos con el «postureo”.
No es purpurina todo lo que reluce.
Y bueno.
Si no te quieres pasar —pues oye, qué le vamos a hacer—, siempre puedes unirte a la Cafetería de las voces propias y las marcas corazón de león:
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